Подумайте, прежде чем нажимать кнопку "Отправить". Сейчас стало слишком просто заваливать окружающих вас людей неиссякаемым потоком ваших мыслей по электронной почте. Офисный ли вы новичок или просто заразились дурной привычкой, пора приручить свой электронный ящик. Вот несколько советов, как выдержать правильный тон и стать профессионалом электронной коммуникации.
1. Милостивый государь. Витиеватые приветствия ни к чему. Но удостоверьтесь, что вы правильно написали имя адресата. Не стоит основываться только на своих предположениях, когда вы переписываетесь с незнакомым человеком. Чаще всего путают пол собеседника или переставляют части имен китайцев.
2. Установите контакт. Всегда приветствуйте собеседника, а если вы отвечаете на письмо, обязательно цитируйте то, на которое отвечаете. Чаще всего обмен электронными письмами происходит очень быстро, так что не экономьте на создании хорошего впечатления, особенно, если не знакомы с собеседником лично.
3. Пользуйтесь телефоном. Задайтесь вопросом, не лучше ли позвонить клиенту и представиться ему лично? Не бойтесь разговаривать с кем-то по телефону, даже если ваш собеседник сидит четырьмя этажами ниже, живое общение может быть более теплым, чем электронное.
4. Всем пользователям. Одно дело — случайно разослать письмо всем, когда оно предназначалось только одному адресату, совсем другое — послать намеренно письмо всей организации вплоть до генерального директора с просьбой одолжить зарядку для телефона. Таких расточителей рабочего времени очень скоро настигнут санкции за антисоциальное поведение.
5. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Всегда страшно, когда люди кричат.
6. Корпоративный дух. Забудьте о причудливом оформлении и придерживайтесь принятого в компании формата. Когда письмо покидает пределы родной компании, веселое оформление может потерять актуальность. Никогда не используйте смайлики, не пересылайте шутки и не используйте аббревиатуры, не понятные другим людям.
7. Будьте кратки. Если вам необходимо написать длинное письмо, используйте абзацы или маркированные списки. Придумайте информативные заголовки, чтобы выразить общую мысль вашего послания, а также кратко изложите основные моменты письма в первом абзаце. Информацию о прошлой переписке в таком случае лучше будет выслать прикрепленным файлом, чтобы не перегружать собеседника.
8. Не преследуйте. Ждите ответа не менее суток, конечно, если речь идет не о чрезвычайно срочном деле. А если все так срочно, лучше позвонить. Но не звоните, чтобы выяснить, получил ли адресат письмо, если вы его отправили три минуты назад.
9. Подумайте, перед тем как отправить письмо. Убедитесь, что вы отправляете письмо тому, кому оно предназначено. Подумайте дважды, прежде чем поставить кого-то в копию. Всегда приходится решать, что приемлемо, а что нет.
В случае если вам предстоит говорить о спорных вещах, о чем-то, что может расстроить собеседника или вызвать бурную реакцию, лучше прибегнуть к помощи телефона.
Комментариев нет:
Отправить комментарий