Правила бизнес-переписки

Как и любая другая форма общения, электронные письма не место для фамильярности и вульгарности, сленговых словечек, жаргонизмов и просто глупости. Но здесь они встречаются чаще всего.

Подумайте, прежде чем нажимать кнопку "Отправить". Сейчас стало слишком просто заваливать окружающих вас людей неиссякаемым потоком ваших мыслей по электронной почте. Офисный ли вы новичок или просто заразились дурной привычкой, пора приручить свой электронный ящик. Вот несколько советов, как выдержать правильный тон и стать профессионалом электронной коммуникации.

1. Милостивый государь. Витиеватые приветствия ни к чему. Но удостоверьтесь, что вы правильно написали имя адресата. Не стоит основываться только на своих предположениях, когда вы переписываетесь с незнакомым человеком. Чаще всего путают пол собеседника или переставляют части имен китайцев.

2. Установите контакт. Всегда приветствуйте собеседника, а если вы отвечаете на письмо, обязательно цитируйте то, на которое отвечаете. Чаще всего обмен электронными письмами происходит очень быстро, так что не экономьте на создании хорошего впечатления, особенно, если не знакомы с собеседником лично.

3. Пользуйтесь телефоном. Задайтесь вопросом, не лучше ли позвонить клиенту и представиться ему лично? Не бойтесь разговаривать с кем-то по телефону, даже если ваш собеседник сидит четырьмя этажами ниже, живое общение может быть более теплым, чем электронное.

4. Всем пользователям. Одно дело — случайно разослать письмо всем, когда оно предназначалось только одному адресату, совсем другое — послать намеренно письмо всей организации вплоть до генерального директора с просьбой одолжить зарядку для телефона. Таких расточителей рабочего времени очень скоро настигнут санкции за антисоциальное поведение.

5. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Всегда страшно, когда люди кричат.

6. Корпоративный дух. Забудьте о причудливом оформлении и придерживайтесь принятого в компании формата. Когда письмо покидает пределы родной компании, веселое оформление может потерять актуальность. Никогда не используйте смайлики, не пересылайте шутки и не используйте аббревиатуры, не понятные другим людям.

7. Будьте кратки. Если вам необходимо написать длинное письмо, используйте абзацы или маркированные списки. Придумайте информативные заголовки, чтобы выразить общую мысль вашего послания, а также кратко изложите основные моменты письма в первом абзаце. Информацию о прошлой переписке в таком случае лучше будет выслать прикрепленным файлом, чтобы не перегружать собеседника.

8. Не преследуйте. Ждите ответа не менее суток, конечно, если речь идет не о чрезвычайно срочном деле. А если все так срочно, лучше позвонить. Но не звоните, чтобы выяснить, получил ли адресат письмо, если вы его отправили три минуты назад.

9. Подумайте, перед тем как отправить письмо. Убедитесь, что вы отправляете письмо тому, кому оно предназначено. Подумайте дважды, прежде чем поставить кого-то в копию. Всегда приходится решать, что приемлемо, а что нет.

 В случае если вам предстоит говорить о спорных вещах, о чем-то, что может расстроить собеседника или вызвать бурную реакцию, лучше прибегнуть к помощи телефона.

Тренировка памяти: запоминаем имена и лица

Кто из нас не попадал в ситуацию, когда имя представившегося человека влетало в одно ухо и в сразу же вылетало в другое даже не оставив следа в нашей памяти? Думаю, что с этой проблемой сталкиваются очень многие люди. Но при этом мы все прекрасно знаем, что обращаясь к человеку по имени (особенно в деловых отношениях), мы увеличиваем свои шансы на успех. Будь то выгодная деловая сделка или просто хорошее обслуживание в ресторане.

Основная проблема состоит в том, что наш мозг и так перегружен информацией, а с запоминанием имен дело обстоит еще сложнее. Потому что при этой операции мозг должен проделать гораздо больше работы, чем, например. при запоминания лица или голоса. Визуальная память гораздо лучше и долговременнее. Так что еще лучше будет, если прочно свяжите внешность человека с его именем.
Разные авторы дают одни и те же советы, но под своим соусом. Я выбрала несколько, которые на мой взгляд могут быть не только применимы, но и полезны.
1. Настройтесь на знакомство. Расслабьтесь, и обязательно избавьтесь от страха, что вы снова не запомните имя собеседника. Особенно это касается деловых встреч с новыми партнерами. У вас наверняка будет пару свободных минут перед встречей. Используйте их для расслабления.
2. Наблюдайте. Знакомясь с человеком смотрите ему прямо в глаза. Вас наверняка раздражают собеседники, которые при разговоре с вами начинают смотреть в другую сторону или себе под ноги. Во-первых, вы произведете впечатление крайне невежливого человека, во-вторых, не сможете запомнить лицо собеседника и привязать его к имени. Постарайтесь найти во внешности человека яркие, нестандартные черты. Это могут быть густые брови, ямочки, яркие глаза. У каждого человека есть такие черты и если вы будете внимательны, то убедитесь в том, очень и очень разные.

Делаем заметки на конференции: эфективно и быстро

Не смотря на современные технологии и возможность побывать на конференции в другом городе (если вообще на на другом континенте) не отрываясь от рабочего кресла с помощью видео-звонков, мы все равно периодически собираемся на “живые” собрания. И иногда нужно делать очень много заметок (особенно на семинарах) и при этом держать в голове массу важных задач. Вы уже забыли, как пишутся конспекты? Тогда этот пост поможет вам освежить свою студенческую память!

Если многозадачность – ваше второе имя, то беспокоиться не стоит. Но очень часто на такого рода конференциях и семинарах из-за того, что параллельно мы думаем и об остальных задачах, заметки превращаются в абсолютно несвязанный набор слов.
Как сосредоточиться? Вот три совета, которые вы должны помнить:
Помните о том, где вы сейчас находитесь и будьте внимательны. Это означает активное слушание, слежение за визуальным материалом (слайды, графики) и полное внимание на лекцию. Конечно, вы можете записать аудио или видео, читать прямую трансляцию в Twitter, но оно все равно не заменит реального присутствия на лекции. Никаких разговоров с соседом, все внимание на детали!
Определите, для чего вам нужны эти заметки. Понимание цели (для презентации, для блога и т.д.) поможет вам сосредоточиться на записи и определить, в каком виде стиле делать заметки.

Правовой ликбез для водителей. От остановки транспортного средства до составления протокола

Часть 1. От остановки транспортного средства до составления протокола
Вот уже два года как вступил в силу ЗУ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно совершенствования регулирования отношений в сфере обеспечения безопасности дорожного движения", который привнес много нового в отношения "водитель-гаишник". Повышение штрафов и существенное расширение прав гаишников привели к логичным последствиям: водители поумнели и стали ярыми защитниками собственных прав. Они стали чаще обжаловать действия инспекторов как в административном, так и судебном порядке.
О правилах поведения с гаишниками решила задуматься и "Судебно-юридическая газета", разложив по полочкам, как нужно вести себя водителю остановленного транспортного средства (ТС): что нужно и что не обязательно говорить, предъявлять инспектору и какого поведения требовать от него. Поскольку тема эта безгранична, и объять ее в одном материале нет возможности и необходимости, сегодня мы начнем наш рассказ со встречи с гаишником на дороге и закончим на порядке оформления инспектором протокола. Процедуре рассмотрения административного дела и обжалования действий инспектора посвятим наш следующий материал.

«Конфликт в команде, почему?»

Открыв учебник по менеджменту, вы прочтете: «Еще одна характеристика работы в команде — конфликт». Вот так, не случайность, не возможность, не побочный эффект командной работы, а именно — характеристика.

И это действительно так. Без конфликтов команда существовать не может, конфликт может вспыхнуть:
— между членами одной команды;
— между двумя командами;
— между командой и внешним «раздражителем», и так далее.

Причины конфликтов различны.

Личностные мотивы. По некоторым данным, именно личностное неприятие служит наиболее частым источником конфликтов в российских компаниях. «Не нравится он мне, и все тут!», «Не могу я с этим выскочкой работать!», «Ну кто так делает!» — такие высказывания, я думаю, вам приходилось слышать нередко.

Различия в целях. Как в басне Крылова: все уверенно идут вперед, но каждый в свою сторону. Отдел сбыта старается сбыть залежавшийся товар, отдел продаж требует новинок и эксклюзива, стоящие менеджеры требуют увеличения среднекассового чека, а высшее руководство сосредоточилось исключительно на сервисе.

Нечеткое распределение обязанностей. Двойная или даже тройная подчиненность, отсутствие должностных инструкций, ошибки делегирования — все это приводит к размыванию границ обязанностей и ответственности сотрудников. Поэтому этот тип конфликта можно назвать следствием организационных просчетов. Если сотрудник не знает, что точно входит в его обязанности, а что является обязанностью его коллеги, если он не осознает, что от результатов его работы зависит работа других членов команды, конфликт неизбежен.

Коммуникативные сбои. Несвоевременность поступления информации, ее искажение в процессе кодировки и транслирования, неправильное восприятие принимающей стороной — все это приводит к ошибкам и общекомандным просчетам и, конечно же, к конфликтам.

Распределение ресурсов. Конфликт может вспыхнуть вследствие недостатка ресурсов, их перераспределения, ресурсом при этом могут быть время, финансы, информация, человеческие ресурсы, оплата труда, оценка личного вклада каждого в общее дело, и так далее.

Как видите, причин для конфликтов немало, и полностью оградить от них команду невозможно. Однако урегулировать конфликт и даже направить его в конструктивное русло для использования на благо организации, да и самой команды тоже, вполне возможно.

Но для этого необходимо точно определить его причину, без этого все последующие действия будут напрасны. А это не всегда так легко, как может показаться на первый взгляд.

С уважением,
Ирина Трефилова,
специалист по корпоративному обучению

Источник