пятница, 28 августа 2009 г.

Искусство позитивного общения

Каждую минуту мы общаемся с людьми, предметами, местами, и массой других материальных и нематериальных вещей, в адрес которых направлены наши мысли. Мы общаемся с помощью наших чувств, мимики, жестов, через монологи и диалоги.

Общение необходимо нам, как пища. Попробуйте вспомнить дни, когда вы были лишены его и вы поймете, как сложно вам было. Важно также, чтобы общение доставляло вам радость и удовольствие. Существует несколько секретов позитивного общения:

Отказывайтесь правильно!

Отрицательные ответы часто приводят к возникновению негатива, который может быстро распространяется среди вашего окружения. Это может негативно повлиять на ваш авторитет, а в рабочем коллективе даже помешать вашему карьерному росту. Для того, чтобы свести к минимуму негатив, возникший в результе вашего отказа, старайтесь преподнести его в более мягкой форме. Например, вместо “нет”, вы можете применить выражение “это нецелесообразно” или “боюсь, что минусов здесь больше, чем плюсов”.

Не беритесь за невыполнимые задачи!

Это может привлечь к вам людей на короткий срок, но в итоге это принесет непоправимый ущерб вашему авторитету. Если вы потеряете доверие, вам может понадобиться очень много времени, чтобы восстановить его. Сначала это может показаться трудным, но, если вы четко будете следовать правилу - отвечать за свои слова, и давать лишь те обещания, которые сможете сдержать, со временем это войдет в привычку.

Иногда, правда, могут случаться непредвиденные ситуации, в которых выполнить свои обещания в полной мере может быть достаточно трудно. Возможно, вам понадобится дополнительное время. В таком случае вы должны будете объяснить причину и назначить новые сроки, будучи при этом на 100% уверенны, что уложитесь в них.

Не критикуйте за спиной!

Все мы люди, и все мы иногда совершаем ошибки. Если вы будете слишком критичны к другим, вы можете сами подвергнуться критике с их стороны при первом же удобном случае. Старайтесь учитывать человеческий фактор. Когда вы критикуете человека за его спиной, это выглядит как попытка опорочить его репутацию. Если вы недовольны поступком, словами или работой какого-то человека, подойдите и скажите ему об этом лично.

Не бойтесь признать вину!

Никогда не нужно бояться брать на себя ответственность за собственные поступки. Если по какой-то нелепой причине, вы не добились ожидаемого от вас результата, вы должны немедленно признать вашу в этом вину. Если же вы попытаетесь переложить вину на плечи другого человека, это может привести к неприятным последствиям, которые в итоге заставят вас чувствовать себя еще более виноватыми.

Не забывайте о благодарности!

Кто из нас не хочет добиться успеха? Все мы стремимся к тому, чтобы получить признания, сделать карьеру и добиться финансовой независимости. Но то, что мы запланировали, не всегда сбывается. Иногда все выходит из под контроля и в жизни начинается черная полоса. В такие моменты важно, чтобы рядом находился человек, который верит в вас, и может оказать вам поддержку. Независимо от того, чего вы добьетесь в жизни, вы не должны забывать людей, которые помогли вам в трудную минуту. Старайтесь всячески поддерживать с ними отношения. Ведь именно такие люди помогают вам твердо стоять на ногах. Благодаря поддержке этих людей вы не сдаетесь и продолжаете двигаться вперед.

Цените силу прощения!

И последнее, но самое главное - всегда старайтесь простить. Нет ничего хуже затаившейся в сердце злобы. Негативные эмоции разрушают нас изнутри. В прощение нет ничего страшного. Умение прощать позволяет нам чувствовать себя людьми.

Как сказал Махатма Ганди: “Начните менять в себе то, что вы хотите изменить вокруг”. Эта фраза является идеальным итогом всего, написанного выше. Потому что любые нормальные отношения основаны на взаимности. Общайтесь с людьми так, как вы хотели бы, чтобы они общались с вами.

четверг, 27 августа 2009 г.

GTD за 2 минуты


Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?
Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.

Что такое вообще это GTD?

Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD?

GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.

Как работает GTD?

Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.
1. Записывать свои дела
2. Быстро решать, что делать дальше
3. Делать то, что записал

1. Выписываем дела (у автора — Collect)

Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…

Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».
Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».
Готово? Переходим к следующему пункту.

2. Что дальше? (Process)

На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?
Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».
Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.

подарочек

Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.
GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.
Вот мы и пришли к третьему пункту.

3. Бери и делай (do)

Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».
Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше»?..

Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.

Итого

Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал :)

Где можно еще почитать про GTD?

Вот бумажные книги:
Английская версия, русская версия. Можно и скачать.

Официальный подкаст.

Ну и собственно на хабре.

Удачи!

* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.

Первоисточник

Базовая схема



среда, 26 августа 2009 г.

Lifehacker » Архив » Восемнадцать минут для управления вашим временем

"Восемнадцать минут для управления вашим временем

Однажды я отправился на работу со смутным представлением о том, что собирался выполнить. Их самых лучших побуждений я сел за стол, включил компьютер и проверил почту. Через два часа, после тушения пары пожаров, помощи всем моим друзьям и выполнения всего, что было свалено на меня через телефон и компьютер, я уже и вспомнить не мог, что хотел сделать. Это был удар в спину. С тех пор я стараюсь быть осторожнее.

Когда я читаю лекции по тайм-менеджменту, я всегда начинаю именно с этого вопроса: у скольких из вас слишком много времени и не хватает дел, чтобы его заполнить? За десять лет руку не поднял никто.

Это означает, что мы каждый день мы рискуем не выполнить все, что запланировали. Поэтому то, как и на что мы тратим время – ключевое решение для нашей стратегии действий. Однако наличие списка дел не означает их выполнения, ведь кроме его пунктов, множество других проблем требуют вашего внимания.

Чтобы успешно управлять временем, необходимо день за днем следовать определенному ритуалу. Только так вы сможете сосредоточиться на главном и все успеть.

Я предлагаю сделать это в три этапа, которые займут всего 18 минут восьмичасового трудового дня.

Шаг 1 (5 минут) – Составление план на день. Рано утром, перед тем, как включить компьютер и браться за телефонную трубку, положите перед собой чистый лист бумаги и подумайте о том, что сделает ваш новый день успешным. Что приблизит вас сегодня к вашим целям и оставит вечером ощущение, что день был прожит не зря? Запишите это.

А теперь, что очень важно, возьмите органайзер и впишите эти вещи в свободные поля – сначала самые трудные и важные задания, потом все остальные. Если места не хватает, обдумайте свои приоритеты. Несрочные и неважные дела пождут до завтра. Если вы хотите что-то сделать, необходимо решить когда и где вы будете делать это – иначе стоит отказаться от затеи.

Шаг 2 (1 минута каждый час) – Смена ориентиров. Поставьте несколько будильников так, чтобы они звонили каждый час. Когда вы слышите сигнал, оставьте дела, глубоко вдохните и спросите себя, с пользой ли прошел этот час. Посмотрите на календарь и подумайте о том, что будете делать в течение следующего часа. Вы должны управлять временем, не оно – вами.

Шаг 3 (5 минут) – Пересмотр. Выключите компьютер и еще раз взгляните на прожитый день. Что получилось? На чем вам удалось сосредоточиться и где вы отвлекались? Что может помочь вашей работе быть успешнее завтра?

Сила ритуалов – в их предсказуемости. Вы делаете одно и то же постоянно, день за днем. То, что вы получите, - тоже предсказуемо. Если вы захотите сконцентрироваться на чем-то и будете постоянно себе об этом напоминать, вам удастся. Это просто.

«Восемнадцатиминутный» ритуал вряд ли поможет вам переплыть Ла-Манш, толкая перед собой груженую лодку связанными руками. Но, выполняя его, вы будете уходить из офиса удовлетворенными и успешными.

А разве не это ваша цель?

An 18-Minute Plan for Managing Your Day [Peter Bregman]"

вторник, 25 августа 2009 г.

Профессионалы и Любители

Никогда не бойся делать то, что ты не умеешь. Помни: Ковчег был построен любителем. Профессионалы построили Титаник.

Как сработаться с трудным человеком

Если у вас есть коллеги и тем более – подчиненные, вы точно знаете, что не со всеми так просто разговаривать. Некоторые из них могут вам казаться неадекватными, а некоторые еще и боксом занимаются. Так как говорить со сложным человеком?

  • Успокойтесь
    Потеря спокойствия провоцирует людей на агрессию, которая с этого момента – ответная. Спокойный человек выглядит увереннее, респектабельнее и успешнее.
  • Поймите его намерения
    Наверное, никто не собирается специально быть трудным в общении, постарайтесь понять, что стоит за таким поведением. Речь почти наверняка не идет о персональной нелюбви. Найдите причину и все станет проще.
  • Посоветуйтесь
    Ваши коллеги, родственники и друзья могут помочь и рассказать о своем опыте общения в похожей ситуации. Выслушайте их, это к тому же поможет улучшить контакт и с ними: люди любят давать советы.
  • Расскажите о намерениях и целях
    Рассказ о ваших намерениях и целях может сослужить вам хорошую службу, так как он исключит фактор боязни неизвестности.
  • Больше общайтесь
    Электро-почта и web-приложения, все это так удобно для отслеживания статуса, но для установления отношений все же нужно просто больше общаться лично. Узнайте всех, с кем вам нужно общаться.
  • Уважайте
    Не проявляйте и тени неуважения человеку. Относитесь к нему так, как хотели бы…
  • Фокус на действия
    Даже если кто-то не успел или забыл что-то сделать в дискуссии сосредоточьтесь на том, что сделать можно и нужно.
  • Игнорируйте
    Если с помощью советов выше у вас ничего не получилось – игнорируйте этого человека, пересекаясь с ним только в случае необходимости. (Спорный момент)
  • Жилетка начальника
    Если ситуация для вас стала невыносимой, - попросите рассудить вас. Прибегайте к этому методу только в случае крайней нужды, так как такое поведение плохо сказывается на репутации среди коллег и… начальства тоже. Вы же не смогли разобраться самостоятельно.

9 Useful Strategies to Dealing with Difficult People at Work [ Celestine Chua ]

среда, 19 августа 2009 г.

Ошибки тайм-менеджмента


Какие самые распространенные ошибки, совершаемые людьми, которые пытаются повысить свою производительность и научиться управлять своим временем?


1. Брать на себя слишком много

Вы можете совершенствовать ваши способности. Но не переусердствуйте. В какой-то момент вы можете взять на себя слишком много. Это может вызвать сильный стресс и ослабить вашу эффективность.

  • Научитесь говорить “нет”. Установите свои границы и пределы. Иначе вы рискуете оказаться человеком, на которого все сваливают свою работу, потому что считают, что у него есть на это время и энергия.
  • Попросите о помощи. Возможно, для вас это так же трудно, как сказать нет, но, если вы с головой закопались в работе, это просто необходимо.
  • Возможно, вы не должны выполнять всю ту работу, которую вы выполняете. Используйте правило 80/20 и выясните, какие задачи являются главными. Именно на эти задачи вы должны потратить ваши основные силы и время. Уборка в вашем списке задач, точно так же, как уборка в вашем шкафу или любая другая уборка, принесет вам много пользы и сэкономит ваше время и энергию.

2. Не планировать

Отсутствие плана может стоить вам времени и энергии. Возьмите лист бумаги или создайте документ на вашем рабочем столе и подумайте - что вы должны делать? каким путем вы пойдете? Проведите онлайн-исследования, почитайте книги или попросите кого-нибудь поделиться опытом.

Постарайтесь определить возможные камни преткновения. Час, потраченный на планирование, и несколько минут, потраченные на почту и телефонные звонки, избавят вас от лишних проблем и помогут сохранить ваше время в будущем. Безусловно, не все получится именно так, как вы запланировали, но приблизительный план все же лучше, чем ничего.

3. Сверхусложнять вашу систему тайм-менеджмента

Возможно, у вас слишком сложная система тайм-менеджмента. Если она работает на вас - это замечательно. Если нет, и вы лишь напрасно тратите время, придерживаясь вашей системы - значит, настало время перемен.

Попробуйте упорядичить и упростить ее. Вернитесь к основам, и тогда вам не придется тратить половину своего времени на управление вашей системой и на попытки оптимизировать ваши инструменты. Решение задач стенет более эффективным и приятным.

4. Быть занятыми, но при этом не быть эффективными

Как вы проводите свой обычный день? Как вы используете ваше время? Если вы тратите его на решение низкоприоритетных, бесполезных задач - это большая проблема. Один из способов борьбы с ней заключается в том, что вы должны несколько раз в день задавать себе вопрос: принесет ли пользу то, что я делаю? Если ваш ответ отрицательный, займитесь чем-то другим - более полезным.

Используйте этот вопрос в качестве заставки вашего компьютера или распечатайте его на листе бумаги и поместите в место, которое постоянно попадается вам на глаза.

5. Браться за множество задач сразу, ничего не успевать и впадать в состояние стресса

Многозадачность хороша для многих людей, но не для всех. Попробуйте сосредоточиться лишь на одной задаче и не отвлекаться ни на что другое, до тех пор, пока не закончите с ней. Поначалу это будет сложно. Но со временем этот навык, как и любой другой, станет легким и привычным для вас.

Попробуйте работать в тишине. Отключите телефон, спрячьте все, что может отвлечь вас, закройте дверь. Вы должны быть полностью сосредоточены на поставленной перед вами задачей.

Вы не обязаны избавляться во время работы от всего, что отвлекает вас, но вы можете хотя бы попробовать сделать это, и тогда вы увидите, насколько яснее станут ваши мысли и насколько сосредоточенней станет ваше внимание.

6. Не составлять список

Даже если вы обладаете безупречной памятью, составить список будет не лишним. Если же ваша память напоминает дырявое ведро - тем более. На это есть причины:

  • Ваши идеи сохранятся. Вы уже не потеряете их в темных уголках вашей памяти. Обидно, если вы забудете по-настоящему хорошую и талантливую идею.
  • Вы освободите свой ум для анализа и создания новых идей, вместо того, что бы утруждать его попытками вспомнить что-то. Вы будете чувствовать себя более спокойно, ваши мысли будут более ясными.

7. Не отдыхать

Вы не можете работать нон-стоп. Хотя нет, вы, конечно, можете, но ваша эффективность при этом будет снижаться. И большую часть дня вы будете тратить на решение незначительных, низкоприоритетных задач, вместо того, чтобы закончить с самыми важными.

Если вы устали, вам необходимо сделать перерыв. Уделите несколько минут на то, чтобы перекусить, прогуляться или просто расслабиться. Наградите себя мороженым или смешным роликом с YouTube, помедитируйте.

Для того, чтобы определить, когда и как нужно отдыхать именно вам, вы должны поэкспериментировать. Научитесь искать баланс между работой и отдыхом. Не бойтесь давать себе передышку каждый раз, когда вы в ней нуждаетесь. Следите за тем, что вы едите и сколько вы спите. Накопившаяся усталость самым ужасным образом влияет на вашу работоспособность, концентрацию внимания и мотивацию.

понедельник, 17 августа 2009 г.

Как эффективно извиниться

Даже неверующие люди понимают важность прощения.

В статье возможно есть некоторые спорные моменты, но и полезного не мало.

Даже, если вы сильно обидели близкого человека, вы всегда можете возобновить ваши отношения. Для этого вам нужно принести свои извинения. Как же это сделать?

Короткие и простые извинения зачастую бывают наиболее эффективными. Затянутые и запутаные извинения могут лишь усугубить ситуацию и еще сильнее разжечь конфликт. Статья “Effective Apology: How To Say I Am Sorry” дает несколько рекомендаций, которые помогут этого избежать:

Приблизительная схема извинений:

<Имя> , я сожалею, что я <о чем конкретно вы сожалеете> . Сможешь ли ты простить меня? <конец извинения>

Теперь разделим эту схему на части и выясним зачем нужна каждая из них:

  1. Обращение по имени - это привлечет внимание. Ничто не привлекает внимание человека так, как его собственное имя, произнесенное кем-то вслух. Также имя указывает кому конкретно адресовано ваше извенение.
  2. Я сожалею, что я… - эта короткая фраза многое расставляет по местам. Каждое слово имеет свой смысл и должно достигнуть своей цели. “Мне очень жаль…” дает понять, что вы чувствуете свою вину и хотите изиниться. Это позволит слушателю почувствовать себя в безопасности. “Что я…” говорит о том, что вы готовы понести ответственность за свои действия и слова. Это очень важно!
  3. Скажите конкретно, о чем вы сожалеете - это самая главная часть, но это не означает, что она должна быть самой длинной. Будьте кратки. Если вы хотите, чтобы ваши извинения были приняты, вы должны быть честны на 100%. Не ходите вокруг да около, не пытайтесь хитрить, не перекладывайте вину на других. Ваше извинение должно быть таким же четким и ясным, как поступок или слова, за которые вы теперь просите прощения.
  4. Сможешь ли ты простить меня? - попросите о том, чего вы хотите. Мы извиняемся, для того, чтобы нас простили. Если вы признаете вашу вину и искренне раскаетесь, умный человек всегда простит вас. Подобный вопрос нужен для того, чтобы подсказать ему, чего вы хотите.
  5. Вовремя остановиться - это очень важно. Извинения не должны быть долгими и затянутыми. Вовремя остановить подобный разговор довольно сложно, но помните, что, продолжая его, вы ходите с завязаннами глазами по краю пропасти. Не делайте этого, вы можете только усугубить ситуацию.

Несколько ценных указаний:

  1. Будьте искренними - не начинайте извиняться, если на самом деле вы не испытываете чувство вины. Человек увидит вашу неискренность и ситуация лишь усугубится.
  2. Смотрите в глаза - позвольте заглянуть в ваши глаза, это даст понять, что вы искренни. Смотрите прямо в глаза человеку, у которого просите прощения - это располагает.
  3. Извиняйтесь с глазу на глаз - прощение лучше просить наедине. Отведите человека, перед которым хотите извиниться в сторону. Это снизит напряжение и не позволит кому-либо отвлечь вас в самый неподходящий момент. Если необходимы публичные извинения, вы можете приподнести их позже, предварительно извинившись с глазу на глаз.
  4. Извиняйтесь лицом к лицу - вы должны сами прийти к человеку, перед которым вы хотите извиниться. Не просите его приехать к вам. Не извиняйтесь по почте или по телефону. Вы должны сделать это при личной встече, лицом к лицу.
  5. Следите за языком тела - невербальное общение имеет такое же огромное значение, как и вербальное. Будьте осторожны, следите за своим телом во время разговора. Хотя, если вы действительно сожалеете о сделанном и испытываете чувство вины, ваше тело все сделает правильно само собой.
  6. Не затягивайте - чем раньше вы извинитесь, тем лучше. Безусловно, если вы на эмоциях, лучше переждать, дать себе остыть и лишь потом извиниться, но слишком затягивать тоже не стоит. Во-первых, вы можете перегореть, а во-вторых, ваши извинения могут оказаться уже не актуальными.

Правильные извинения спасут отношения

Правильно преподнесенные извинения могут спасти отношения даже в самой, казалось бы, безвыходной ситуации. Вам есть перед кем извиниться? Так чего вы ждете? Используйте эти советы, чтобы получить прощение.