Ошибки тайм-менеджмента

Какие самые распространенные ошибки, совершаемые людьми, которые пытаются повысить свою производительность и научиться управлять своим временем?

1. Брать на себя слишком много

Вы можете совершенствовать ваши способности. Но не переусердствуйте. В какой-то момент вы можете взять на себя слишком много. Это может вызвать сильный стресс и ослабить вашу эффективность.

• Научитесь говорить “нет”. Установите свои границы и пределы. Иначе вы рискуете оказаться человеком, на которого все сваливают свою работу, потому что считают, что у него есть на это время и энергия.
• Попросите о помощи. Возможно, для вас это так же трудно, как сказать нет, но, если вы с головой закопались в работе, это просто необходимо.
• Возможно, вы не должны выполнять всю ту работу, которую вы выполняете. Используйте правило 80/20 и выясните, какие задачи являются главными. Именно на эти задачи вы должны потратить ваши основные силы и время. Уборка в вашем списке задач, точно так же, как уборка в вашем шкафу или любая другая уборка, принесет вам много пользы и сэкономит ваше время и энергию.

2. Не планировать

Отсутствие плана может стоить вам времени и энергии. Возьмите лист бумаги или создайте документ на вашем рабочем столе и подумайте - что вы должны делать? каким путем вы пойдете? Проведите онлайн-исследования, почитайте книги или попросите кого-нибудь поделиться опытом.

Постарайтесь определить возможные камни преткновения. Час, потраченный на планирование, и несколько минут, потраченные на почту и телефонные звонки, избавят вас от лишних проблем и помогут сохранить ваше время в будущем. Безусловно, не все получится именно так, как вы запланировали, но приблизительный план все же лучше, чем ничего.

3. Сверхусложнять вашу систему тайм-менеджмента

Возможно, у вас слишком сложная система тайм-менеджмента. Если она работает на вас - это замечательно. Если нет, и вы лишь напрасно тратите время, придерживаясь вашей системы - значит, настало время перемен.

Попробуйте упорядичить и упростить ее. Вернитесь к основам, и тогда вам не придется тратить половину своего времени на управление вашей системой и на попытки оптимизировать ваши инструменты. Решение задач стенет более эффективным и приятным.

4. Быть занятыми, но при этом не быть эффективными

Как вы проводите свой обычный день? Как вы используете ваше время? Если вы тратите его на решение низкоприоритетных, бесполезных задач - это большая проблема. Один из способов борьбы с ней заключается в том, что вы должны несколько раз в день задавать себе вопрос: принесет ли пользу то, что я делаю? Если ваш ответ отрицательный, займитесь чем-то другим - более полезным.

Используйте этот вопрос в качестве заставки вашего компьютера или распечатайте его на листе бумаги и поместите в место, которое постоянно попадается вам на глаза.

5. Браться за множество задач сразу, ничего не успевать и впадать в состояние стресса

Многозадачность хороша для многих людей, но не для всех. Попробуйте сосредоточиться лишь на одной задаче и не отвлекаться ни на что другое, до тех пор, пока не закончите с ней. Поначалу это будет сложно. Но со временем этот навык, как и любой другой, станет легким и привычным для вас.

Попробуйте работать в тишине. Отключите телефон, спрячьте все, что может отвлечь вас, закройте дверь. Вы должны быть полностью сосредоточены на поставленной перед вами задачей.

Вы не обязаны избавляться во время работы от всего, что отвлекает вас, но вы можете хотя бы попробовать сделать это, и тогда вы увидите, насколько яснее станут ваши мысли и насколько сосредоточенней станет ваше внимание.

6. Не составлять список

Даже если вы обладаете безупречной памятью, составить список будет не лишним. Если же ваша память напоминает дырявое ведро - тем более. На это есть причины:

• Ваши идеи сохранятся. Вы уже не потеряете их в темных уголках вашей памяти. Обидно, если вы забудете по-настоящему хорошую и талантливую идею.
• Вы освободите свой ум для анализа и создания новых идей, вместо того, что бы утруждать его попытками вспомнить что-то. Вы будете чувствовать себя более спокойно, ваши мысли будут более ясными.

7. Не отдыхать

Вы не можете работать нон-стоп. Хотя нет, вы, конечно, можете, но ваша эффективность при этом будет снижаться. И большую часть дня вы будете тратить на решение незначительных, низкоприоритетных задач, вместо того, чтобы закончить с самыми важными.

Если вы устали, вам необходимо сделать перерыв. Уделите несколько минут на то, чтобы перекусить, прогуляться или просто расслабиться. Наградите себя мороженым или смешным роликом с YouTube, помедитируйте.

Для того, чтобы определить, когда и как нужно отдыхать именно вам, вы должны поэкспериментировать. Научитесь искать баланс между работой и отдыхом. Не бойтесь давать себе передышку каждый раз, когда вы в ней нуждаетесь. Следите за тем, что вы едите и сколько вы спите. Накопившаяся усталость самым ужасным образом влияет на вашу работоспособность, концентрацию внимания и мотивацию.