Ошибки тайм-менеджмента

Какие самые распространенные ошибки, совершаемые людьми, которые пытаются повысить свою производительность и научиться управлять своим временем?

1. Брать на себя слишком много

Вы можете совершенствовать ваши способности. Но не переусердствуйте. В какой-то момент вы можете взять на себя слишком много. Это может вызвать сильный стресс и ослабить вашу эффективность.

• Научитесь говорить “нет”. Установите свои границы и пределы. Иначе вы рискуете оказаться человеком, на которого все сваливают свою работу, потому что считают, что у него есть на это время и энергия.
• Попросите о помощи. Возможно, для вас это так же трудно, как сказать нет, но, если вы с головой закопались в работе, это просто необходимо.
• Возможно, вы не должны выполнять всю ту работу, которую вы выполняете. Используйте правило 80/20 и выясните, какие задачи являются главными. Именно на эти задачи вы должны потратить ваши основные силы и время. Уборка в вашем списке задач, точно так же, как уборка в вашем шкафу или любая другая уборка, принесет вам много пользы и сэкономит ваше время и энергию.

2. Не планировать

Отсутствие плана может стоить вам времени и энергии. Возьмите лист бумаги или создайте документ на вашем рабочем столе и подумайте - что вы должны делать? каким путем вы пойдете? Проведите онлайн-исследования, почитайте книги или попросите кого-нибудь поделиться опытом.

Постарайтесь определить возможные камни преткновения. Час, потраченный на планирование, и несколько минут, потраченные на почту и телефонные звонки, избавят вас от лишних проблем и помогут сохранить ваше время в будущем. Безусловно, не все получится именно так, как вы запланировали, но приблизительный план все же лучше, чем ничего.

3. Сверхусложнять вашу систему тайм-менеджмента

Возможно, у вас слишком сложная система тайм-менеджмента. Если она работает на вас - это замечательно. Если нет, и вы лишь напрасно тратите время, придерживаясь вашей системы - значит, настало время перемен.

Попробуйте упорядичить и упростить ее. Вернитесь к основам, и тогда вам не придется тратить половину своего времени на управление вашей системой и на попытки оптимизировать ваши инструменты. Решение задач стенет более эффективным и приятным.

4. Быть занятыми, но при этом не быть эффективными

Как вы проводите свой обычный день? Как вы используете ваше время? Если вы тратите его на решение низкоприоритетных, бесполезных задач - это большая проблема. Один из способов борьбы с ней заключается в том, что вы должны несколько раз в день задавать себе вопрос: принесет ли пользу то, что я делаю? Если ваш ответ отрицательный, займитесь чем-то другим - более полезным.

Используйте этот вопрос в качестве заставки вашего компьютера или распечатайте его на листе бумаги и поместите в место, которое постоянно попадается вам на глаза.

5. Браться за множество задач сразу, ничего не успевать и впадать в состояние стресса

Многозадачность хороша для многих людей, но не для всех. Попробуйте сосредоточиться лишь на одной задаче и не отвлекаться ни на что другое, до тех пор, пока не закончите с ней. Поначалу это будет сложно. Но со временем этот навык, как и любой другой, станет легким и привычным для вас.

Попробуйте работать в тишине. Отключите телефон, спрячьте все, что может отвлечь вас, закройте дверь. Вы должны быть полностью сосредоточены на поставленной перед вами задачей.

Вы не обязаны избавляться во время работы от всего, что отвлекает вас, но вы можете хотя бы попробовать сделать это, и тогда вы увидите, насколько яснее станут ваши мысли и насколько сосредоточенней станет ваше внимание.

6. Не составлять список

Даже если вы обладаете безупречной памятью, составить список будет не лишним. Если же ваша память напоминает дырявое ведро - тем более. На это есть причины:

• Ваши идеи сохранятся. Вы уже не потеряете их в темных уголках вашей памяти. Обидно, если вы забудете по-настоящему хорошую и талантливую идею.
• Вы освободите свой ум для анализа и создания новых идей, вместо того, что бы утруждать его попытками вспомнить что-то. Вы будете чувствовать себя более спокойно, ваши мысли будут более ясными.

7. Не отдыхать

Вы не можете работать нон-стоп. Хотя нет, вы, конечно, можете, но ваша эффективность при этом будет снижаться. И большую часть дня вы будете тратить на решение незначительных, низкоприоритетных задач, вместо того, чтобы закончить с самыми важными.

Если вы устали, вам необходимо сделать перерыв. Уделите несколько минут на то, чтобы перекусить, прогуляться или просто расслабиться. Наградите себя мороженым или смешным роликом с YouTube, помедитируйте.

Для того, чтобы определить, когда и как нужно отдыхать именно вам, вы должны поэкспериментировать. Научитесь искать баланс между работой и отдыхом. Не бойтесь давать себе передышку каждый раз, когда вы в ней нуждаетесь. Следите за тем, что вы едите и сколько вы спите. Накопившаяся усталость самым ужасным образом влияет на вашу работоспособность, концентрацию внимания и мотивацию.

Как эффективно извиниться

Даже неверующие люди понимают важность прощения.

В статье возможно есть некоторые спорные моменты, но и полезного не мало.

Даже, если вы сильно обидели близкого человека, вы всегда можете возобновить ваши отношения. Для этого вам нужно принести свои извинения. Как же это сделать?

Короткие и простые извинения зачастую бывают наиболее эффективными. Затянутые и запутаные извинения могут лишь усугубить ситуацию и еще сильнее разжечь конфликт. Статья “Effective Apology: How To Say I Am Sorry” дает несколько рекомендаций, которые помогут этого избежать:

Приблизительная схема извинений:

<Имя> , я сожалею, что я <о чем конкретно вы сожалеете> . Сможешь ли ты простить меня? <конец извинения>

Теперь разделим эту схему на части и выясним зачем нужна каждая из них:

1. Обращение по имени - это привлечет внимание. Ничто не привлекает внимание человека так, как его собственное имя, произнесенное кем-то вслух. Также имя указывает кому конкретно адресовано ваше извенение.
2. Я сожалею, что я… - эта короткая фраза многое расставляет по местам. Каждое слово имеет свой смысл и должно достигнуть своей цели. “Мне очень жаль…” дает понять, что вы чувствуете свою вину и хотите изиниться. Это позволит слушателю почувствовать себя в безопасности. “Что я…” говорит о том, что вы готовы понести ответственность за свои действия и слова. Это очень важно!
3. Скажите конкретно, о чем вы сожалеете - это самая главная часть, но это не означает, что она должна быть самой длинной. Будьте кратки. Если вы хотите, чтобы ваши извинения были приняты, вы должны быть честны на 100%. Не ходите вокруг да около, не пытайтесь хитрить, не перекладывайте вину на других. Ваше извинение должно быть таким же четким и ясным, как поступок или слова, за которые вы теперь просите прощения.
4. Сможешь ли ты простить меня? - попросите о том, чего вы хотите. Мы извиняемся, для того, чтобы нас простили. Если вы признаете вашу вину и искренне раскаетесь, умный человек всегда простит вас. Подобный вопрос нужен для того, чтобы подсказать ему, чего вы хотите.
5. Вовремя остановиться - это очень важно. Извинения не должны быть долгими и затянутыми. Вовремя остановить подобный разговор довольно сложно, но помните, что, продолжая его, вы ходите с завязаннами глазами по краю пропасти. Не делайте этого, вы можете только усугубить ситуацию.

Несколько ценных указаний:

1. Будьте искренними - не начинайте извиняться, если на самом деле вы не испытываете чувство вины. Человек увидит вашу неискренность и ситуация лишь усугубится.
2. Смотрите в глаза - позвольте заглянуть в ваши глаза, это даст понять, что вы искренни. Смотрите прямо в глаза человеку, у которого просите прощения - это располагает.
3. Извиняйтесь с глазу на глаз - прощение лучше просить наедине. Отведите человека, перед которым хотите извиниться в сторону. Это снизит напряжение и не позволит кому-либо отвлечь вас в самый неподходящий момент. Если необходимы публичные извинения, вы можете приподнести их позже, предварительно извинившись с глазу на глаз.
4. Извиняйтесь лицом к лицу - вы должны сами прийти к человеку, перед которым вы хотите извиниться. Не просите его приехать к вам. Не извиняйтесь по почте или по телефону. Вы должны сделать это при личной встече, лицом к лицу.
5. Следите за языком тела - невербальное общение имеет такое же огромное значение, как и вербальное. Будьте осторожны, следите за своим телом во время разговора. Хотя, если вы действительно сожалеете о сделанном и испытываете чувство вины, ваше тело все сделает правильно само собой.
6. Не затягивайте - чем раньше вы извинитесь, тем лучше. Безусловно, если вы на эмоциях, лучше переждать, дать себе остыть и лишь потом извиниться, но слишком затягивать тоже не стоит. Во-первых, вы можете перегореть, а во-вторых, ваши извинения могут оказаться уже не актуальными.

Правильные извинения спасут отношения

Правильно преподнесенные извинения могут спасти отношения даже в самой, казалось бы, безвыходной ситуации. Вам есть перед кем извиниться? Так чего вы ждете? Используйте эти советы, чтобы получить прощение.

Как перестать вести себя как капризный ребенок

Мы сколько угодно можем заявлять о своей проактивности, устанавливая цели и добиваясь того, к чему стремимся. Но если при этом мы скулим и жалуемся, разве мы достойно тратим свои годы?

Если вы не верите, что жалуются почти все, вспомните свой день. Разве вы хотя бы в душе не жаловались на всякие мелочи сегодня? Пробки, погода, пережаренный стейк, остывший кофе. Кажется мы бесконечно долго можем перебирать причины для жалоб.

Но мы не всегда жалуемся только на внешние факторы, нет. Мы жалуемся и на себя тоже. На то, что у нас нет времени или денег, или просто чего-то не хватает.

Получается, что мы создаем для себя кучу неприятных ощущений, жалуясь на то, что мы не контролируем. Что толку жаловаться, портя настроение и себе и окружающим? Разве не была бы ваша жизнь лучше, если бы вы оставили то, что не в силах изменить в покое и получали бы удовольствие от того, что есть?

Мысль не новая, но ведь действительно счастье и удовольствие – все это внутри нас. И понимание того, как часто и на что мы привыкли жаловаться – первый шаг к «эффективной» жизни. Поймайте себя на жалобе и задайте себе вопрос, что вы предпочитаете – жаловаться, или быть счастливым?

Пара шагов, помогающих остановить скулеж:
Поймите как важно отмечать свои жалобы и ненужную критику как себя, так и других. Просто остановитесь и отметьте на что вы жалуетесь.
После этого, спросите себя: есть ли что-либо, что вы можете исправить в этой ситуации? Если это так – просто сделайте, без жалоб. Если же нет – вы тратите свое время напрасно вместо того, чтобы получать удовольствие.

Советовать всегда проще чем делать, но даже если привычка не жаловаться возникнет только через годы, это стоит того. Даже небольшое уменьшение количества жалоб улучшит вашу жизнь.

How to Stop Acting Like Such a Big Baby [ Jonathan Mead ]

Первоисточник

«Грамотные» автомобилисты считают, что на дорогах, где увеличен скоростной лимит, можно ехать 100 км/ч

На некоторых столичных магистральных улицах и проспектах действуют новые ограничительные лимиты скорости. Всего в Киеве насчитывается 14 таких дорог (см. таблицу). Информируют водителей об измененном «пороге» скорости в 80 км/ч запрещающие дорожные знаки 3.29, установленные без табличек 7.9 «Полоса движения». Таким образом, их действие распространяется на всю ширину проезжей части.

Основания Подобное нововведение было реализовано благодаря Постановлению Кабмина № 395 от 22.04.2009 года, которое внесло изменения в ПДД. Со- гласно п. 4 этого документа «на участках дорог, где созданы дорожные условия, дающие возможность двигаться с более высокой скоростью, по согласованию с ГАИ решением владельцев дорог или органов, которым передано право на содержание таких дорог, допустимая скорость движения может быть увеличена путем установки соответствующих знаков». Руководствуясь этим постановлением, столичная ГАИ совместно с предприятием «Киевавтодор» с целью увеличения пропускной способности улиц и уменьшения задержек транспорта определила магистрали, где разрешено движение со скоростью до 80 км/час.

«Грамотные» автомобилисты считают, что на дорогах, где увеличен скоростной лимит, можно ехать 100 км/ч. Они полагают, что «приплюсовывать» к существующим ограничениям дополнительные 20 км/ч безнаказанно позволяет действующий Кодекс «Об административных нарушениях», согласно которому за превышение скорости до 20 км/ч ответственность не установлена. Это мнение ошибочно. На самом деле в данном случае правила арифметики не действуют. «Запасные» 20 км/ч никто не отменял – то есть в городе, где согласно ПДД на большинстве улиц и магистралей разрешено двигаться со скоростью не более 60 км/ч, безнаказанно можно ехать до 80 км/ч. При превышении этого лимита работники ГАИ привлекают нарушите- лей к ответственности по ст. 122. ч. 1 КоАП Украины (штраф 255–340 грн.). Вместе с тем, на тех участках дорог, где «порог» повышен до 80 км/ч, безнаказанно можно двигаться именно с такой скоростью! Если водитель будет ехать быстрее, то «гаишники» вправе привлечь его к ответственности, но уже не за превышение скорости, а за невыполнение требований дорожных знаков. Наказание за это нарушение опять-таки предусмотрено той же ст. 122. ч. 1 КоАП Украины с таким же штрафом – 255–340 грн. То есть фактически, в соответствии с действующим законодательством, скорость в городе в любом случае не должна превышать 80 км/ч. Но опять-таки не вез- де. Если на каком-либо участке авто- дороги установлены дорожные знаки, ограничивающие лимит скорости до определенного показателя, к примеру – 40 км/ч, превышать его, рассчитывая на «запасные» 20 км/ч, нельзя. Гаишники часто используют подобную возможность пресечения нарушений скорости движения, поэтому будь- те внимательны и не попадайтесь!

Ничто не может заменить настойчивости

Nothing in this world can take the place of persistence.

Talent will not; nothing is more common than unsuccessful people with talent. Genius will not; unrewarded genius is almost a proverb. Education will not; the world is full of educated derelicts.

Persistence and determination alone are omnipotent. The slogan «press on» has solved and always will solve the problems of the human race.


Или по русски:

Ничто не может заменить настойчивости: ни талант — нет ничего более обычного, чем талантливые неудачники, ни гениальность — гений-неудачник уже вошёл в поговорку, ни образование — мир полон образованными изгоями.

Всемогущи лишь упорство и настойчивость. Девиз «поднажми / не сдавайся» решал и всегда будет решать проблемы человечества.

(с) Кэлвин Кулидж, 30-ый президент США

Первоклассным специалистом может стать каждый!

Вы думаете лучшими специалистами в своем деле становятся талантливые и гениальные люди? Нет, быть лучшим — это возможность каждого нормального человека! И у тебя, Читатель, эта возможность тоже есть!

Я всегда думал, что любой человек может добиться отличных результатов, если поставит такую цель и будет настойчиво к ней идти. А недавно я услышал о замечательной книге Джеффа Колвина под названием «Выдающиеся результаты. Талант ни при чем!» (Talent is Overrated: What Really Separates World-Class Performers from Everybody Else), которая подтвердила мою точку зрения.

Суть книги

Суть понятна из названия: в книге говорится, что самый обычный человек может добиться выдающихся результатов, но у многих возникают естественные вопросы: Как? Почему?

Как утверждает автор — талант не оказывает важнейшее влияние на успехи человека в той или иной области, успех зависит от усилий человека. Нет ничего проще, чем показать пальцем на успешного человека и сказать: «У него особый талант, я так не смогу». На самом деле этот успешный человек долго и усердно работал, чтобы стать таким.

Простой пример: что будет, если ребенку в раннем возрасте, скажем до 12 лет, начать рассказывать об экономике, её устройстве, законах (естественно доступно, с простыми примерами)? После этого, до 15, рассказывать о бизнесе и его устройстве, давать читать бизнес-литературу? И потом отправить его на практику помощником менеджера? Такой человек к 20 годам будет разбираться в бизнесе не хуже бизнес-консультантов и его будут называть «гением», но на самом деле это всего лишь упорный труд.

Автор говорит, что нет подтверждения особого таланта у таких людей как Уоррен Баффет, Билл Гейтс и другие. Большой успех обеспечен кропотливой работой и так называемой «осознанной практикой».

Чудовищный эксперимент

Один венгерский психолог провел необычный эксперимент, который явно не вписывается в рамки морали.

Он изучил жизнь успешных людей и пришел к выводу, что их успех обусловлен большой концентрацией на поставленной цели и долгой, кропотливой работой. Соответственно успешных людей можно вырастить.

Для эксперимента он нашел женщину, они родили 3х детей, которых с самого детства начали учить игре в шахматы (результат можно легко просчитать по мнению отца).

Все 3 ребенка в результате стали гениальными шахматистами.

5 правил

Джефф Колвин вывел волшебную формулу, как стать успешным в любой области:

1. Улучшение качества работы
Вы должны постоянно задумываться, что у вас получается плохо и работать над этим.

2. Повторение действий
«Повторение — мать заикания» — это не про нас. Любое действие необходимо многократно повторять, чтобы оно запомнилось. Кстати, тут можно вспомнить исследования памяти, по результатом которого простое действие надолго запоминается после 7 повторений, на протяжении 7 дней.

3. Определите результат
Вы должны четко знать к чему хотите прийти, чтобы после были известны критерии для улучшения полученного результата.

4. Концентрация
Для хороших результатов нужна глубокая концентрация на работе, около 4-5 часов в день для отработки и улучшения результатов.

5. Настойчивость
Для больших достижений нужна большая настойчивость. Знаю по себе — периодически возникает желание бросить все и расслабится, иногда даже до депрессии доходит, но делать этого ни в коем случае нельзя.

Для молодых: не сомневайтесь в своих силах, автор сам говорит «долой возраст»!

От себя добавлю: развивайте память. Есть много разных упражнений, например, упражнение «Кубики»: нужно купить 10 игровых костей одинаковой формы и цвета, взять несколько, для начала, потрясти в руках, положить на стол, на пару секунд поднять ладонь, опять накрыть и назвать все цифры какие там выпали. Количество кубиков постепенно увеличивать, а время поднятой ладошки уменьшать. Упражнение делать каждый деть по 15 минут. Память через месяц существенно улучшится. Это упражнение широко практикуют шахматисты.

В итоге: если хотите чего-то достичь — все в ваших руках. Книга обязательно к чтению тем, кто действительно хочет стать первоклассным профессионалом.

Первоисточник

Так много нужно сделать и так мало времени (Брайан Трейси)

Так много нужно сделать и так мало времени (Брайан Трейси)

Снова перевод статьи из блога Брайана Трейси. Статья полезна для тех, кто желает качествено управлять своим временем в работе и в жизни.

Так много нужно сделать и так мало времени.

Один из самых распространенных стрессов у менеджеров связан с ощущением завала в работе, когда так много нужно успеть сделать, но так мало для этого времени. Определенно “отсутствие времени” это наиглавнейшая проблема, с которой сталкиваются многие менеджеры сегодня. Просто недостаточно времени, чтобы справляться со всеми обязанностями. Из-за частых бюджетных ограничений, штатных сокращений, увольнений в среде менеджеров образуется конкурентное давление, ввиду чего отдельный менеджер вынужден брать все больше и больше работы, ведь, не смотря на все сокращения, компании и отделы должны по-прежнему функционировать исправно.


Станьте экспертом
Решением проблемы вашей загруженности заключается в том, чтобы стать экспертом в области тайм-менеджмента. Именно знания и опыт практик рационального использования своего времени даст вам больше всего выгоды, нежели какой-то иной навык.

Будьте открыты для новых идей
Глуп тот менеджер, который думает, что у него нет времени для обучения тайм-менеджменту, но еще хуже тот менеджер, который думает, что уже знает все, что нужно знать для успешного разбора завалов.

Никогда не переставайте учиться
Фактом является то, что вы можете научиться тайм-менеджменту сами или можете пойти на специальные бизнес-курсы, но все равно не будете знать всего, что вам нужно знать всего, что вам лично необходимо для эффективной работы.

Ключи к эффективному тайм-менеджменту
Два основных ключа к эффективному управлению своим временем состоят в: 1) способности устанавливать приоритеты; и 2) умении концентрироваться только на одной вещи в одно время.

Если вы ощущаете нехватку времени, вам следует снова и снова пересматривать и расставлять приоритеты ваших дел. Возможно поэтому, наиболее важным вопросом, который вы должны постоянно помнить и снова задавать себе – это “как я могу сделать использование своего времени прямо сейчас наиболее полезным?”

Самый важный вопрос из всех
Вопрос “как я могу сделать использование своего времени прямо сейчас наиболее полезным?” – это та стратегия управления временем, которая лучше всего способствует вашему движению в правильном направлении.

Начните с самого важного
Естественной склонностью для всех нас является определение значительного и малозначительного, а также то, что мы поддаемся искушению разбираться с мелкими делами. Ведь мелкие дела делать проще и зачастую веселей, чем большие важные вещи, хотя выполнение именно важных дел является лучшим использованием вашего времени.

Следовательно, дисциплинированность в организации вашей работы и фокусирование внимания на ваших наиболее важных делах является первым шагом для того, чтобы взять под контроль ваше время и снизить уровень стресса.

Практические задания

Вот две вещи, которые вы можете сделать незамедлительно, чтобы взять под контроль ваше время.

Во-первых, примите сегодня решение, стать экспертом по тайм-менеджменту. Читайте книги, слушайте аудио-программы, пройдите соответствующие курсы. Затем практикуйтесь каждый день, пока не овладеете навыками тайм-менеджмента.

Во-вторых, определите четко приоритеты в вашей ежедневной работе. Дисциплинируйте себя начать с наиболее важного задания и выполняйте его, пока не закончите полностью. Это сразу же освободит вас от стресса."