Пользование электронной почтой: привычки, которые раздражают

У пользователей электронной почтой существуют некоторые привычки, которые раздражают. Например:

Не отвечать на письма, которые требуют ответа

Если к вам обратились с вопросом, дайте ответ! Если человек не получит этот ответ, он подумает, что его письмо просто не дошло. Обычно у людей, не отвечающих на почту, есть несколько оправданий:

1. Не было времени.
2. Не могу помочь. / Не знаю ответа.

В первом случае виновата лень. Написать краткий ответ можно меньше, чем за минуту.
Во втором случае необходимо отправить письмо, чтобы человек не думал, что вы игнорируете его. Наберите текст: ”Я не могу помочь.”. Это займет несколько секунд. Такой ответ – тоже помощь, пусть и незначительная. Вы дадите знать человеку, то на вас надеяться не стоит и сэкономите ему время. Вместо того, чтобы дожидаться вашего ответа, он будет искать помощь в другом месте. Если у вас нету ответа в данный момент, оповестите, когда он будет.

Пустое поле темы subject

Многие пользователи не заполняют поле темы subject, что очень усложняет процесс обработки, поиска необходимого письма

Использование адресов в массовой рассылке

Плохой тон светить адрес человека в массовой рассылке без его согласия

Многие пользователи не заполняют поле темы subject, что очень усложняет процесс обработки, поиска необходимого письма

Не соблюдать правила грамматики

Людей, чья грамматика совершенна, не так уж много. Но одно дело – лишняя запятая или “а” вместо ”о” и совсем другое дело – опечатка в каждом слове и полное отсутствие знаков препинания. Грамматические правила придуманы не просто так, они делают восприятие текста более удобным. Вот некоторые ошибки:

• Заглавные буквы. Не забывайте, что предложения начинаются с заглавной буквы. Текст, написанный  полностью в нижнем регистре, воспринимается сложнее.
• Правильно построенные предложения. Не поленитесь продумать каждое предложение в вашем письме. Если вы отправите бессмысленный набор слов, понятный только вам, вы вряд ли дождетесь ответа. Помните, каждая отдельная мысль – это отдельное предложение. Не мешайте их все в одну кучу.
• Если не можешь сказать, не пиши. Просто удивительно, насколько бессвязными бывают электронные письма. Прежде, чем нажать “отправить”, подумайте - изъясняетесь ли вы так в жизни? К тому же не забудьте, что при живой речи нам помогает правильно подобранные интонация и мимика, которую не может передать монитор компьютера.

Писать все в один абзац

Старайтесь, чтобы каждый абзац вашего текста включал не более шести предложений. Помните, что каждая новая мысль должна начинаться с нового абзаца. Отсутствие таковых не так страшно, если ваше письмо не очень объемное. Если же текст занимает 2-3 страницы, оно не может не раздражать.

Неудачно шутить

Человек по другую сторону монитора не знает – шутите ли вы или нет. Наш сарказм, остроумие, иронию – все это мы выражаем голосом, жестами и интонациями. Иногда шутки, содержащиеся в тексе, могут быть не совсем понятны. Даже использование смайликов не всегда помогает. Подмигивающая улыбка в конце строки не может заменить человеческую мимику. Используя юмор в свое письме, хорошо подумайте, понятен ли он будет адресату.