GTD++. Комплексная система управления своей жизнью

Ты знаком с системой организации дел Дэвида Алена “Как разобраться с делами”? Которая GTD, т.е. Getting Things Done? О ней пойдёт речь в этой статье, а точнее, о том, как можно её усовершенствовать.

Помню обсуждалось на форумах, что в системе Дэвида Алена всё прекрасно, только не хватает определённости, какое дело делать в первую очередь из списка дел. На днях слушал аудиоверсию “Как разобраться с делами”, и услышал (почему раньше пропустил мимо ушей?), что Дэвид Аллен на самом деле предлагает целых 3 модели для выбора дела:

• четырехкритериальная модель принятия решений,
• тройная модель оценки каждодневной работы,
• шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы

подробнее с которыми можно ознакомиться в 9-й главе книги.

Эти модели используются мной при принятии решения, усиленные подходом к планированию Стивена Кови, описанным в книге “Главное внимание - главным вещам“, принципом от Брайна Трэйси из книги “Оставьте брезгливость - съешьте лягушку” и небольшие дополнения, использующие особенности моего характера.

Например, для меня важно добавление такого обязательного комплекса дел как “Загрузка”. Когда я просыпаюсь, уровень моего сознания гораздо ниже рабочего, я могу отвлечься, забыть про важное и буквально потерять день. Сколько уже таких дней было потеряно! Благо, теперь есть с чем сравнить и есть на чём учиться. И вот к чему я пришёл - если начать день с загрузки, то продуктивный день обеспечен. Моя вовлечённость в компьютерный мир родила такую ассоциацию между работой компьютера и моей работой - прежде, чем начать работу, нужно загрузиться. Очень полезная, для меня по крайней мере, привычка. Ведь даже если случиться так, что весь день будет состоять только из загрузки - то день пройдёт не зря. На данный момент моя загрузка состоит из следующих этапов:

• умываюсь
• выпиваю стакан воды
• занимаюсь спортом
• думаю о своих целях

Курс моей жизни

Если первые три этапа помогают моему телу оставаться здоровым и крепким, то последний - обращение ко своим целям, обеспечивает ментальную и духовную ясность. На самом деле, “думание о целях” означает визуальное и мысленное обращение к следующим сущностям:

• моя миссия (включая предназначение)
• мои ценности
• главная цель моей жизни
• мои надцели по развитию
• мои цели на текущий год
• установки
• мои жизненные роли и главные цели на эту неделю по каждой из ролей

Называю я этот мощный набор “курсом моей жизни”. Появился он ещё при первом прочтении “Курса Миллионера” Марка Аллена в 2006-м году. С тех пор курс моей жизни терпел множество изменений, несколько месяцев пробовал без него, потом облегчал, дополнял, изменял формат. Теперь это вордовский документ на 4 страницы, в котором много свободного места и крупные буквы, чтобы содержимое бросалось в глаза, удобно распечатывать в виде брошюрки формата A5. Просмотром и осмыслением курса моей жизни и завершается загрузка.

Что мне стоит улучшить, так это больше подключать эмоции во время обращения к курсу своей жизни.

Структура рабочего дня

После загрузки начинается рабочий день, он проходит в 5 этапов:

• разбор корзинок
• важная задача из II-го квадранта
• съешь лягушку - самое старое дело
• сегодняшние задачи
• делай, что ты любишь

Разбор корзинок

Этот этап проходит чисто по GTD. Корзинки следующие: заметки в outlook, 3 ящика электронной почты (на самом деле больше, но часть из них перенаправляется), чёрный фолдер дома и выдвижной ящик в офисе. Чёрный фолдер страдает от недостатка моего внимания больше всего, так как начинаю свой рабочий день в офисе. Благо пропала необходимость синхронизировать Outlook.pst файл с домашним и офисным Outlook’ом, в котором храняться списки следующих действий, список проектов и материалов к ним, список “может быть когда-нибудь”, список ожиданий, календарь и корреспонденция по проектам - использую ноутбук, так что система всегда под рукой.

Бумажный блокнот с ручкой летом и карандашом зимой, который служил мне верой и правдой последние три года, недавно заменил коммуникатор, который сихронизируется с тем же Outlook’ом. В нём можно записывать, напечатывать или надиктовывать идеи, которые в последнее время прут бесконечным потоком. Опасение, что в электронное устройство информацию будет вводить сложнее оказалось напрасным - всё происходит очень быстро, особенно в режиме записи заметок от руки (без распознавания). Плюс - диктофон позволяет фиксировать идеи в ситуациях, когда записывать что-то не возможно. Также наладонник позволяет просматривать списки следующих действий, которые можно сделать в городе или просто в тихом месте, например, сидя в машине ожидая кого-нибудь.

Важная задача из II-го квадранта

Классический тайм-менеджерский совет - раздели свои задачи по критериям срочности и важности и делай их в таком порядке:

1. I-й квадрант - срочные и важные дела.
2. II-й квадрант - важные, но не срочные дела.
3. III-й квадрант - срочные, но не важные дела.

Дела же из IV-го квадранта - не делать. Пробовал следовать этому совету на практике? Вся сложность в том, что все задачи кажутся важными и может показаться, что задач III-го квадранта у тебя совсем нет. Так оно и есть - I-й квадрант отличается от III-го лишь степенью важности, например так: III-й квадрант - очень важно, I-й - супер важно.

Нас всегда тянет позаниматься делами III-го и IV-го квадранта, ну и I-го тоже немного. Хорошо, конечно, если ты работаешь в условиях отсутствия срочных задач. Но это исключительные ситуации.

Чтобы заставить себя заниматься задачами II-го квадранта, необходимо предпринимать сознательные усилия. Важные, но не срочные дела - это камни из Притчи о Полной Банке. Сколько бы ни было срочных дел, возьми себе за правило сделать сперва одно из самых важных в твоей жизни. Хоть это и требует храбрости, но это стоит того. Развивай свою храбрость - ведь это один из семи универсальных принципов личного развития.

Наиболее важные дела на неделю определяются в каждой из ролей во время еженедельного обзора. Это то, что предлагает делать Стивен Кови в книге “Главное внимание - главным вещам”, наряду с формулировкой лично миссии и определением своих ролей.

Съешь лягушку - самое старое дело

Брайан Трейси предлагает: начни свой день с выполнения самого неприятного дела - это обеспечит заряд мотивации на целый день, так как остальные дела покажутся лёгкой добычей. У меня выработался чёткий критерий лягушки на текущий день - это то дело, которое попало в список следующих действий раньше всего. Если я до сих пор не выполнил его, значит что-то меня сдерживало, может чувства какие-то или задача сформулирована неконкретно. А может просто погорячился - не нужно было его делать вовсе. В любом случае - в какой-то день надо разобраться с самым старым делом, и этот день - сегодня.

До того, как я внедрил этот пункт в список, определяющий структуру рабочего дня, некоторые дела висели подолгу - иногда больше года! Пара месяцев следования этому принципу сократила максимальное время жизни задач - на данный момент висит задача с возрастом в полтора месяца. Правда, с делами, которые можно делать только дома, картина чуть бледнее - чуть меньше 4-х месяцев. Всё потому, что работа дома для меня пока ещё исключение, чем правило. Буду исправляться! Это не значит, что я хочу работать круглые сутки - нет. Нужно просто чаще заглядывать в список следующих действий дома, а дела там могут быть разного характера, например, такие как разобрать рабочий стол, найти инструкцию к стиральной машине, перенести телефоны с белсела и т.п. Мелочи, которые отвлекают внимание от важных вещей, и которые лучше всё же сделать.

Кстати, поедание лягушек на завтрак здорово тренирует самодисциплину. Усердствовать сильно не стоит - одной лягушки в день вполне достаточно. Так как нужно всё же сделать…

Сегодняшние задачи

Сегодняшние задачи, это те, срок выполнения (deadline) которых заканчивается сегодня. Тут всё просто - не сделаешь их сегодня - потеряешь возможность, так как завтра их смысла уже не будет делать. Или польза от выполнения существенно сократиться. Например, поздравить человека с днём рождения, написать отчёт за прошедшую неделю, выслать письмо с информацией, которую обещал сегодня предоставить, любые другие обещания сделать что-то именно в этот день.

Для меня важным шагом вперёд было более точное определение, что считать крайним сроком задачи, а что - сроком, к которому ты хочешь, чтобы задача была завершена. Например, я хочу, чтобы эта статья была выпущена не позднее 15-го ноября 2008, так как прошла уже неделя с момента выхода предыдущей статьи. Однако 15-го ноября 2008-го - это не deadline. Это мои пожелания - ведь я могу и 16-го опубликовать, или пусть даже это случиться в декабре - ценность от статьи меньше не станет. А вот если я вовремя не заплачу за хостинг lifeidea.org - это будет проблема, в этом деле есть крайний срок.

В Outlook различия между крайним сроком и желаемым сроком определяются так: крайний срок - это end date задачи, а вот если я хочу просто вспомнить о задаче в определённый день или время - ставлю reminder. Если проморгал reminder - не страшно, dismiss и дело с концом. А вот если не удаётся завершить дело к deadline - тут уже надо хорошенько задуматься. Лучше, конечно, всеми способами выполнить задачу на сегодня. Если результат ждут другие люди - оговорить с ними, возможен ли перенос. Ну а если чувствуешь, что можно легко отодвинуть deadline на один день, значит, deadline был выбран не корректно.

Помню, как это было у меня с задачей опубликовать отчёт. Создал задачу с deadline на четверг - «начать подготовку отчёта». Может и начинал когда-то, ведь действительно можно начинать готовить отчёт в четверг (а то и во вторник ;)), но чаще не получалось. Другая задача - опубликовать отчёт - имела крайний срок «к пятнице». Иногда выдерживал это правило  и публиковал отчёт в пятницу. Но иногда не успевал, переносил deadline на субботу. В субботу, конечно же было не до отчёта, переносил на понедельник. И в понедельник выпускал отчёт. Один раз выслал отчёт во вторник - и получил неприятное письмо, больше так не делаю :). Вывод - deadline выпуска отчёта - понедельник. Начинать его писать можно в четверг - ставим start date на четверг. Желательное время выпуска - вечер пятницы, значит, ставим напоминание где-нибудь на 3 часа пятницы.

Часто поддаюсь соблазну сделать какое-нибудь горячее дело до того, как выполнено важное не срочное дело и съедена лягушка. Иногда это оправдано, но чаще - нет. Потому что важные дела - в первую очередь. Ну и про лягушку не стоит забывать:

-          Кто нажал на красную кнопку?

-          …

-          Кто нажал на красную кнопку!?

-          …

-          Да хрен с ней, с Австралией, но дисциплина то должна быть!!!

Делай, что ты любишь

После того, как с сегодняшними делами закончено, я из списка дел, которые можно сделать здесь и сейчас, выбираю то, которое хочу сделать больше всего.

God doesn’t look at how much we do, but with how much love we do it.

Бог не смотрит на то, сколько мы делаем, но на то, с какой любовью мы это делаем.

Мать Тереза

На самом деле, когда я делаю то, что я люблю делать, моя продуктивность вырастает в разы. Результат не имеет значения, я наслаждаюсь процессом. И всё же, результативность именно таких любимых дел - самая высокая. Спасибо системе, что напоминает мне о том, что я люблю.

Когда вовлёкся в процесс, удобно после выполнения одного дела из списка следующих действий продолжить работать над достижением конечного результата этого же проекта, нежели переключиться на другое дело другого проекта. В любом случае, я доверяю своей интуиции.

Стараясь сохранять структуру рабочего дня, я всё же руковожусь следующим правилом:

Слушай своё сердце, но если не уверен, просто следуй шагам. И помни: простое следование этим шагам тренирует самодисциплину.

Мой любимый день

Как то пытался менять местами пункты «разбор корзинок» и «самое важное дело», но потом вернулся к указанному порядку. Мысль о том, что корзинки не разобраны и там может быть что-то важное, мешает мне сосредоточиться на выполнении самого важного дела.

Еженедельный обзор.

Чтобы система оставалась рабочей, необходимо раз в неделю проводить обзор - это ещё и Дэвид Аллен завещал. Вторит ему и Стивен Кови, только процедуры отличаются. Когда я выполнял все шаги еженедельного обзора GTD, то у меня уходило на это от 40 минут до 2-ч часов. В результате обзор стал делать по сокращённой процедуре, что всё же лучше, чем не делать его вообще или оттягивать на середину недели. И если GTD обзор позволяет поддерживать целостность системы, то планирование по ролям позволяет делать в жизни больше важных дел. Вот из каких шагов состоит мой еженедельный обзор сейчас:

Планирование недели

1.разбор всех корзинок
2.пересмотр списка может быть когда-нибудь
3.определить наиболее важное что я могу сделать на этой неделе в рамках каждой роли.
4.перенести дела в Outlook
5.расставить напоминания

Опционально

1.просмотр списка следующих действий

2.удаление завершённых дел
3.разбиение или замена невыполнимых действий

4.просмотр списка “ожидающие”
5.пересмотр проектов

6.удаление законченных проектов
7.перенести неактивные проекты в список “Может быть/когда-нибудь”
8.невыживет - удалить, требует внимания - оставить, выживет полюбому - делегировать.

9.просмотр задач, которые должны быть завершены в течении следующей недели
10.размещение всех справочных материалов - в систему хранения
11.пересмотр годовых целей, старт проектов наиболее движущих к осуществлению годовых целей.
12.записать в проекте самый прямой способ выполнения проекта.
13.каждый проект имеет следующее действие
14.материалы закрытых проектов: удалить, в info, в архив

Мне ещё следует совершенствовать процесс еженедельного обзора, с каждый разом он немного видоизменяется. Не могу заставить себя заниматься обзором в выходные, сама идея работать по воскресениям кажется мне кощунственной. Поэтому чаще всего обзор проходит в понедельник-вторник, длиться около получаса. Очень нравиться процесс формулировки наиболее значимого дела в рамках каждой роли, которое могу выполнить на этой неделе. Заставляет думать. Видишь, в какую сторону заносит и где ещё пахать и пахать.

Преимущества описанной GTD++ системы

• повышает уровень доверия к тебе со стороны окружающих, так как они знают, что ничто не останется без внимания;
• позволяет сохранять спокойствие и не испытывать стресс, несмотря на количество дел и областей ответственности;
• высокий уровень концентрации внимания при выполнении конкретной задачи, так как по ВСЕМ остальным задачам принято решение;
• позволяет освободить больше времени на важные дела;
• тренирует самодисциплину.

Это в теории, а хотелось бы всё же услышать про…

Реальные преимущества, которые мне дала система GTD++

Буду сравнивать с летом 2006-го, когда GTD ещё не существовала ни в каком виде, но уже были знания и навыки в области тайм-менеджмента. Стресса стало меньше, больше ясности. Неприходиться урезать новые идеи - всякой идее - зелёный свет. Если не займусь ею прямо сейчас - помещу в список «может быть когда-нибудь», и когда-то она получит должное внимание. Забавно бывает закрывать дела из списка «может быть когда-нибудь», потому что они выполнились сами по себе, в рамках другого проекта. Группировка проектов по ролям отображает картину, насколько ясно я вижу, что мне стоит делать в рамках этой роли. Бывают проекты без роли, но очень скоро проясняется, зачем я этого хочу и роль становится очевидной. Планирование по ролям помогло мне начать делать такие дела, о которых я даже не задумывался, и, всё же, они просто необходимы для гармоничной и полноценной жизни.

Хм, интересно, что не могу придумать ни одного недостатка. Всё кажется замечательным, живи и пользуйся. Когда я хорошенько подумал о том, как я бы мог более эффективно организовывать свою деятельность, то вот к чему я пришёл: иногда, я сдерживаю себя почему-то, не раскрываю свои таланты по полной. Исправляюсь уже сейчас. Пойду и прямо сейчас скажу парню в зеркале:

Раскрывай свои таланты по полной, не сдерживай себя!

Посмотрел с любовью и усмехнулся в ответ, по-доброму :).